Da expressão em inglês “What’s Up?”, que pode ser traduzida como “e aí?” ou “beleza?”, O WhatsApp é um aplicativo popularmente utilizado que funciona como um serviço de mensagens instantâneas conectado à internet, disponível em diversas plataformas.
Foi criado por Brian Acton e Jan Koum, dois ex-funcionários do Yahoo e lançado em 2009, atuando como uma alternativa ao SMS, modelo até então disseminado para envio e recebimento de mensagens.
Sua popularidade avançou em 2014 quando a empresa de Mark Zuckerberg, já reconhecendo o potencial global do aplicativo, fez a sua aquisição. Transcorridos dez anos desde sua aquisição por Zuckerberg, o WhatsApp é uma das ferramentas mais usadas não só no Brasil, mas também em todo o mundo.
Dados de 2022 da base de cálculos usadas pela We Are Social e Meltwater apontam que 93,4% dos usuários de internet brasileiros, de 16 a 64 anos, usam o WhatsApp, o que equivale a 169 milhões de usuários, já a Forbes cita um número parecido: 165 milhões.
No ambiente corporativo o WhatsApp é o principal canal de comunicação das empresas brasileiras, revelou a pesquisa encomendada pela Yalo, plataforma de comércio conversacional, que contou com dados da International Data Corporation (IDC).
Entre novembro de 2022 e junho de 2023, a rede social de mensagens da Meta foi utilizada por 95% das companhias, o que está alinhado com nossa percepção de que hoje em dia o WhatsApp permeia todos os locais de trabalho, atuando muitas vezes como a principal ferramenta de comunicação entre as pessoas.
Em face de sua praticidade e baixo custo, muitos colaboradores dão preferência às possibilidades de mensagens, imagens e áudios disponíveis no aplicativo em detrimento de telefonemas e e-mails. Sua múltipla utilidade é longa e cresce a cada ano:
- Ligações e Vídeos Chamadas
- Mensagens
- Áudios
- Compartilhamento de Localização;
- Figurinhas
- Enquetes
- Grupos
- Lista de Transmissão
- Status e Stories com Links
- Compartilhamento de Contatos;
- Acesso Web e para Desktop
- Salvar o Histórico de Bate-Papo;
- Realizar Pagamentos
É inegável que os recursos do WhatsApp beneficiam equipes de trabalho possibilitando comunicação direta e instantânea, maior alcance, flexibilidade e conveniência, controle de vendas e atendimento e prospecção de novos clientes, aperfeiçoando a colaboração.
Mas, há a concordância de que além da economia de tempo e dinheiro, existem também riscos e desvantagens para seu uso inadequado. Quanto aos cuidados necessários, apresentamos algumas orientações:
- ADOTE UMA POLÍTICA contendo pelo menos diretrizes gerais para mensagens entre funcionários, clientes e parceiros de negócios, proibindo o compartilhamento de mensagens e memes com orientação política, viés religioso, fake news, notícias aleatórias, autopromoção ou informações que não tenham relação direta com o trabalho.
- MANTENHA as mensagens instantâneas simples, limitando-se à orientações, comunicados e perguntas, evitando bate-papos desnecessários e sendo objetivo, não permitindo o excesso de mensagens pessoais e sem foco nos grupos de trabalho.
- NÃO USE mensagens de whatsapp para comunicar informações confidenciais, críticas pessoais ou decisões delicadas nos grupos de trabalho. Trate este tipo de informação de forma privada, através de ligações ou encontros presenciais, se possível.
- ORGANIZE uma lista de contatos de negócios separada da sua lista de familiares e amigos para eliminar a possibilidade de que contatos pessoais possam ser incluídos em uma conversa de negócios com funcionários, clientes ou parceiros comerciais e vice-versa.
- TENHA CONSCIÊNCIA de que todas as mensagens de whatsapp podem ser salvas e que o registro delas não é apagado quando os usuários terminam o trabalho, pelo contrário, as conversas do whatsapp podem ser armazenadas em backup com criptografia de ponta a ponta. Tenha cuidado com o que é escrito, pois tudo pode ser usado contra você como prova em juízo em caso de ações trabalhistas, civis e nas mais variadas lides judiciais.
- NÃO COLOQUE a reputação da empresa, de colegas ou a sua em risco, fazendo declarações que possam comprometer a integridade ou credibilidade da empresa ou de seus funcionários. Jamais constranja, intimide, ameace ou critique de forma desrespeitosa alguém em mensagens de grupos.
- NÃO DEMANDE subordinados ou colegas de trabalho fora do horário do expediente ou em período de férias. Lembre-se que solicitações e ordem envolvendo tarefas podem ser usadas como comprovação de horas -extras ou excesso de carga horária em ações judiciais.
- TENHA MUITO CUIDADO com vírus e outros riscos de segurança. Esteja atento ao recebimento de mensagens com promessas de sorteios, brindes, premiações, dinheiro e tudo que você não conhece a veracidade. Aprenda sobre a qualidade do firewall da sua organização e decida restringir ou não a transmissão de um arquivo.
- COLOQUE SEU NOME no status de para não confundir as pessoas com símbolos de flor, animais de estimação, crianças ou apelidos e se necessário, atualize sua mensagem de status ao longo do dia, assim seus contatos saberão que você está disponível para mensagens ou se está off-line.
Não há como desconsiderar a força e a importância do Whatsapp nas relações pessoais e profissionais de maneira geral. Porém, o seu uso como instrumento de comunicação organizacional requer todos esses cuidados e bom senso. Não esqueça que tudo o que é colocado nos grupos de whatsapp pode ser arrolado como prova material e também gerar alguns conflitos e até ações judiciais. Não deixe de lado o profissionalismo e a prudência.
Por Joziane Mendes – Coordenadora e Docente Universitária. Administradora. Especialista em Gestão de Pessoas. Mentora, palestrante e escritora com expertise em comunicação interpessoal, conflitos, oratória e carreira
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