A despeito do meme universal satirizando reuniões desnecessárias, é válido lembrar que alguns encontros presenciais ou remotos são indispensáveis para uma melhor articulação da comunicação interna empresarial. Além disto, este tipo de encontro também pode representar uma estratégia para unir e engajar colaboradores, evitando o isolamento e desconexão da equipe de trabalho com a empresa.
Instituições que não tem momentos de encontros para discussão e debate em reuniões podem sinalizar autoritarimo, o que pode favorecer a percepção de uma cultura não integradora, portanto, simplesmente eliminar os encontros profissionais da agenda organizacional por conta de reclamações da equipe e até mesmo por mau planejamento das mesmas, não é uma decisão sábia.
Sendo assim, após constatar um objetivo claro e a necessidade de colaboração da equipe, a grande pergunta é: quem são as pessoas que precisam estar presentes na reunião? Para evitar a presença de pessoas absolutamente desnecessárias e ausência de pessoas chaves, sugere-se atenção para a convocação dos seguintes profissionais:
- Pessoas que vão tomar decisões: uma reunião corporativa é, inevitavelmente, um momento de tomada de decisão. Qualquer que seja o nível estratégico das pessoas envolvidas ali, ações serão designadas e medidas serão tomadas. Por esta razão, não faz o menor sentido demandar uma reunião sem a presença daqueles que hierarquicamente possuem autoridade e autonomia para autorizar ações necessárias.
- Pessoas que vão trazer ou agregar informações à reunião: uma reunião sem dados e informações específicas relacionadas à sua pauta é uma perda de tempo. Faturamento mensal, índices de reclamações de clientes, índice de defeitos detectados, prazos determinados para ações estratégicas, particularidades envolvidas na rotina de trabalho são exemplos de informações que podem alimentar a tomada de decisão. Nesta direção é primordial contar com a presença dos profissionais que possuem acesso a estas informações.
- Pessoas que vão executar ações: as decisões tomadas no encontro corporativo geram ações que precisam ser operacionalizadas. Quer seja a elaboração de um cronograma, o aumento do percentual de vendas ou a reforma infraestrutural de um espaço determinado, todas estas tarefas precisam ser executadas. Por esta razão, impera a necessidade de que os colaboradores relacionadas a elas sejam envolvidos na reunião.
Tomar o devido cuidado no convite às devidas pessoas pode contribuir para emiminar a ideia e a cultura de inutilidade de reuniões, reduzindo a improdutividade e favorecendo o engajamento da equipe na solução de problemas. O que não podemos é continuar com a prática de reuniões desestruturadas, sem definição de ações, sem prazos e tendo que convocar outra reunião para esclarecer aspectos não determinados na reunião anterior porque as pessoas estratégicas do encontro não estavam presentes.
Por Joziane Mendes – Coordenadora e Docente Universitária na FAMETRO. Administradora. Especialista em Gestão de Pessoas com expertise em Comunicação, conflitos, oratória e carreira.
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