Ainda que estejamos contaminados pela ideia de inutilidade de boa parte das reuniões corporativas, é necessário manter a perspectiva de que alguns encontros são fundamentais e de que os mesmos funcionam como uma forma de unir e engajar as equipes, pois, profissionais isolados podem se sentir solitários e pouco conectados com o emprego, principalmente se a empresa funciona em modelos remotos ou híbridos.
Para Joseph A. Allen, professor da Universidade de Utah e diretor do Center for Meeting Effectiveness, uma reunião deve atender a dois critérios para justificar sua existência: ter um propósito definido e a necessidade de colaboração do grupo. Por isto mesmo, vale a pergunta: precisamos mesmo dessa reunião?
A primeira orientação é justamente filtrar o que precisa de um um encontro ao vivo e o que, definitivamente, não precisa. Informes que não precisem de debates maiores devem ser feitos em tempo real, por e-mail ou mensagem de texto, pedindo a confirmação do recebimento – e reforçando que o espaço está aberto para dúvidas, comentários e discordâncias. Dessa forma, não atrapalha a agenda de ninguém. Se aquilo gerar algum tipo de discussão, aí sim, marca-se uma reunião para debater o tema
Mesmo algumas tarefas como a apresentação de novos membros da equipe, não precisam de uma reunião exclusivamente marcada para isso. Pode-se esperar até um encontro necessário e aproveitar os seus primeiros minutos para esse tipo de informação, bem como para reforçar informações já passadas de forma assíncrona.
No caso de temas delicados, como feedbacks negativos, avaliações de desempenho, orientações sobre formas de fazer o trabalho, mesmo que não envolvam a necessidade de debate, o encontro presencial é mais indicado para tais situações porque o tom de voz, a linguagem corporal e as nuances da comunicação verbal ajudam a humanizar o tema e costumam funcionar melhor no formato reunião do que num texto escrito.
Após estas análises, se mesmo assim ficar a dúvida sobre necessidade de uma reunião, não há nenhum problema em perguntar a opinião da equipe e reforçar que os convites também podem ser recusados caso haja uma boa alternativa. Todos estes cuidados tem a finalidade de reduzir a improdutividade advindas de reuniões desnecessárias. Há dados que mostram o tamanho do problema.
Em um estudo de 2022, Steven Rogelberg, professor de administração da Universidade da Carolina do Norte e pesquisador especializado no tema, se juntou à Otter.ai, que vende um software para gravação de videoconferências, e recrutou 632 funcionários de várias empresas americanas para uma pesquisa. Os participantes responderam questionários sobre suas rotinas e como se sentiam em relação a elas.
O ponto central, porém, foi outro: os entrevistados avaliaram que não precisariam aparecer em 31% dos encontros, quase um terço.Ao mesmo tempo, acabavam recusando, de fato, apenas 14% dos convites, porque se sentiam pressionados a estar presentes. Mesmo assim, no caso de reuniões online, 70% confirmaram que faziam outras coisas em paralelo ao longo do evento.
Por Joziane Mendes – Coordenadora e Docente Universitária. Administradora. Especialista em Gestão de Pessoas com expertise em Comunicação, conflitos, oratória e carreira.
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